Spolupráce s účetní funguje ve třech fázích: úvodní konzultace a smlouva, převzetí účetnictví a nastavení předávání dokladů, a pak pravidelný měsíční rytmus s ročním vyvrcholením v podobě přiznání nebo závěrky. Pokud je každá fáze jasně domluvená, máte jako podnikatel minimum starostí – předáváte doklady k pevnému datu a účetní hlídá zbytek. Níže najdete, co se v jednotlivých krocích děje a co je na vás.
Krok 1: Úvodní konzultace
První rozhovor slouží k tomu, aby si obě strany ujasnily rozsah práce. Účetní se obvykle zeptá na:
- formu podnikání (OSVČ, s.r.o., jiná právnická osoba) a obor,
- způsob uplatňování výdajů u OSVČ (skutečné, paušální, paušální daň),
- registraci k DPH a obchody se zahraničím,
- přibližný počet dokladů měsíčně a počet bankovních účtů,
- zaměstnance a brigádníky,
- jak dosud účetnictví probíhalo a v jakém je stavu.
Mějte připravené aspoň základní údaje a případné otázky. Inspiraci najdete v článku nejčastější otázky před první schůzkou s účetní.
Krok 2: Nabídka a smlouva
Na základě konzultace dostanete nabídku. Smlouva by měla obsahovat:
- rozsah služeb – účetnictví nebo daňová evidence, DPH, mzdy, přiznání, závěrka, přehledy,
- termín, do kterého předáváte doklady, a termín zpracování,
- cenu a co je v ní zahrnuto, případně co se účtuje zvlášť,
- zda účetní podává přiznání za vás a na základě jaké plné moci,
- odpovědnost, pojištění a postup při ukončení spolupráce.
Krok 3: Převzetí a nastavení
Pokud přecházíte od jiné účetní, převezme nová účetní zůstatky a podklady z předchozího období – postup popisuje článek jak změnit účetní během roku. U nově začínajícího podnikatele se naopak nastavuje vše od začátku.
V obou případech se domlouvá:
- kanál pro doklady – portál, sdílená složka, e-mail,
- bankovní výpisy – automatické napojení nebo pravidelný export,
- fakturace – v jakém systému vystavujete faktury a jak se k účetní dostanou,
- plné moci a přístupy – k datové schránce, finančnímu úřadu, OSSZ a pojišťovně podle rozsahu služeb.
Krok 4: Pravidelný měsíční rytmus
Po nastavení se spolupráce ustálí. Typický měsíc vypadá takto:
| Kdy | Co dělá podnikatel | Co dělá účetní |
|---|---|---|
| Během měsíce | vystavuje faktury, nahrává přijaté doklady a účtenky | průběžně kontroluje a doptává se |
| Začátek dalšího měsíce | do domluveného data předá zbývající doklady a podklady ke mzdám | zpracuje doklady, spáruje platby, spočítá mzdy |
| Do 20. dne | zaplatí odvody a zálohy na daň podle podkladů | připraví platby a podá mzdová hlášení |
| Do 25. dne (plátci DPH) | zaplatí DPH | podá přiznání k DPH a kontrolní hlášení |
Termín pro DPH a kontrolní hlášení je do 25. dne po skončení zdaňovacího období. Jak takový harmonogram vypadá u s.r.o. podrobně, popisuje článek měsíční harmonogram online účetnictví s.r.o.
Krok 5: Roční uzávěrka
Po skončení roku připravuje účetní daňové přiznání, u OSVČ přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu, u firem účetní závěrku. Vy dodáváte podklady, které z běžných dokladů nejsou vidět – potvrzení o úrocích, penzijním spoření, darech, dětech a podobně. Seznam najdete v článku co dodat účetní k daňovému přiznání.
Jak má vypadat komunikace
Dobrá spolupráce neznamená denní telefonáty. Znamená, že:
- neobvyklé věci (nákup auta, nový zaměstnanec, faktura do zahraničí) hlásíte předem,
- účetní se ozve, když chybí doklad nebo blíží termín,
- na dotazy obě strany reagují v rozumném čase,
- důležité domluvy jsou písemně, aby se daly dohledat.
Co napsat hned a co může počkat na měsíční předání, rozebírá článek komunikace s účetní.
Jak poznáte, že spolupráce funguje
Dobře nastavená spolupráce se pozná podle toho, že o účetnictví skoro nepřemýšlíte. Víte, do kdy máte poslat doklady, a víte, že vás účetní upozorní, když něco chybí. Daně a odvody platíte podle podkladů, které dostanete s předstihem, a o výsledku hospodaření nevíte až v březnu, ale máte přehled průběžně.
Co je na vás a co na účetní
I když předáte účetnictví odborníkovi, některé věci zůstávají na vás: úplnost a pravdivost dokladů, včasné placení daní a pojistného a kontrola datové schránky, pokud k ní účetní nemá přístup. Účetní odpovídá za správné zpracování toho, co dostala, a za dodržení domluvených termínů.
Co dělat, když spolupráce neběží, jak má
I dobře nastavená spolupráce se občas zadrhne. Nejčastěji jde o tyto situace:
- Doklady chodí pozdě – zkuste posunout termín tak, aby odpovídal vašemu rytmu, nebo začněte doklady nahrávat průběžně během měsíce.
- Účetní se ptá pořád na totéž – je to signál, že u určitého typu dokladu chybí vysvětlení. Domluvte se na jednotné poznámce.
- Nemáte přehled, co je zpracované – požádejte o pravidelný krátký přehled nebo o přístup do portálu, kde stav vidíte.
- Odpovědi trvají dlouho – vyjasněte si, jaký kanál je pro naléhavé věci a jaký pro běžné dotazy.
Pokud se problémy opakují a nedaří se je vyřešit, je lepší spolupráci ukončit a předat účetnictví jinam včas, ne až těsně před uzávěrkou.
Co si připravit, než spolupráci zahájíte
Začátek spolupráce urychlí, když budete mít po ruce:
- IČO, případně DIČ a přihlašovací údaje k datové schránce (nebo informaci, kdo k ní má přístup),
- seznam bankovních účtů, které používáte pro podnikání,
- poslední podané daňové přiznání a u OSVČ přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu,
- u s.r.o. poslední účetní závěrku a zakladatelské dokumenty,
- smlouvy, které mají vliv na účetnictví – nájem, leasing, úvěry, pracovní smlouvy,
- informaci o tom, v jakém systému vystavujete faktury.
Pokud teprve začínáte podnikat, většinu z toho ještě mít nebudete – v tom případě projdeme, co je potřeba zařídit, a nastavíme vše od začátku.
Časté otázky
Jak dlouho trvá, než se spolupráce „usadí“?
Obvykle dva až tři měsíce. Během nich se ladí, jaké doklady chodí, kde chybí vysvětlení a jaký termín předávání vám vyhovuje.
Musím se s účetní vídat osobně?
Nemusíte. Osobní schůzka pomůže na začátku a před velkými rozhodnutími, běžná agenda se dá řešit na dálku.
Co když potřebuji radu mimo běžný rozsah?
Zeptejte se předem – konzultace k nákupu majetku, zaměstnancům nebo změně formy podnikání jsou levnější než oprava následků.
Spolupráce na dálku
Všechny popsané kroky se dají zvládnout bez osobních schůzek. U mě probíhá spolupráce jako vedení účetnictví online: doklady nahráváte do portálu, faktury vystavujete online a výstupy dostáváte elektronicky. S podnikateli z Karlovarského kraje se ráda potkám i osobně. Pokud chcete začít, napište mi – první krok je krátká konzultace.
Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.